KI Automatisierung durch natürliche Sprache mit KI-Mitarbeitern
Scalan ersetzt komplexe Workflow-Builder durch einfache Sprache. Beschreiben Sie wiederkehrende Aufgaben in eigenen Worten und unsere KI-Mitarbeiter, übernehmen dann selbstständig diese Aufgaben. Ohne Programmierung, ohne Workflow-Builder und ohne IT-Projekt.
Teil von
DSGVO konform
Made in Germany
Ohne Programmierung
Mehr als 17.432 erfolgreiche KI-Interaktionen durch Scalan Kunden
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So spart "Sandra" mehr als 2.100 € im Monat
„Sandra" ist eine virtuelle KI-Mitarbeiterin bei einem Bohrunternehmen in Bayern. Sie ist ein Beispiel, wie KI-Automatisierung für kleine Unternehmen in der Praxis aussehen kann:
Die Teamassistenz scannt ein unterschriebenes Leistungsdokument und leitet es per E-Mail an Sandra weiter. Sandra liest es, gleicht es mit der ursprünglichen Kundenanfrage ab und erstellt den Rechnungsentwurf. Dabei fällt ihr eine fehlende Position auf, die sie per E-Mail an die Teamassistenz zurückmeldet. Die Teamassistenz bestätigt die fehlende Position. Sandra aktualisiert den Rechnungsentwurf und sendet ihn zur Freigabe.
Das Ergebnis: Statt mehrere Stunden manuelle Arbeit, alles erledigt in wenigen Minuten. Und ein Fehler, der bares Geld gekostet hätte, wurde rechtzeitig erkannt.
Die Teamassistenz scannt ein unterschriebenes Leistungsdokument und leitet es per E-Mail an Sandra weiter. Sandra liest es, gleicht es mit der ursprünglichen Kundenanfrage ab und erstellt den Rechnungsentwurf. Dabei fällt ihr eine fehlende Position auf, die sie per E-Mail an die Teamassistenz zurückmeldet. Die Teamassistenz bestätigt die fehlende Position. Sandra aktualisiert den Rechnungsentwurf und sendet ihn zur Freigabe.
Das Ergebnis: Statt mehrere Stunden manuelle Arbeit, alles erledigt in wenigen Minuten. Und ein Fehler, der bares Geld gekostet hätte, wurde rechtzeitig erkannt.
~62h
Gespart pro Monat
2x
schnellere Bezahlung
Warum sollte ich SCALAN für KI Mitarbeiter verwenden?
Einfach zu starten.
Einfach zu nutzen.
Experten richten alles ein, die Plattform macht den Alltag leicht.
Deinen virtuellen KI-Mitarbeiter zum Laufen zu bringen, dauert nicht lange. Du kannst mit einem vorkonfigurierten KI-Mitarbeiter starten oder eine unserer Partner-Beratungen übernimmt die Einrichtung und übergibt an dein Team. Ab dann nutzen deine Mitarbeiter die KI im Alltag und passen sie über eine intuitive Oberfläche an eure Bedürfnisse an.
Viele Stunden sparen.
Mit fertigen KI-Mitarbeitern.
Bewährte KI-Mitarbeiter. Sofort einsatzbereit.
Verwaltungsaufgaben fressen in den KMUs viel Zeit. Unsere vorkonfigurierten virtuellen KI-Mitarbeiter übernehmen strukturierte, wiederkehrende Arbeit, damit sich dein Team auf die Aufgaben konzentrieren kann, die wirklich menschliches Urteilsvermögen brauchen. Echte Zeitersparnis, schon in der ersten Woche.
Nichts verlässt das Unternehmen ohne Freigabe.
Du behältst die Kontrolle. Bei jedem einzelnen Vorgang.
Unsere KI-Mitarbeiter bereiten vor, schlagen vor und melden Auffälligkeiten. Aber sie versenden keine Rechnung, schreiben keinen Kunden an und handeln bei unklaren Anweisungen nie ohne deine vorherige Freigabe. Das ist fest in die Plattform eingebaut. So stellen wir sicher, dass der Mensch die wichtigste Kontrollinstanz bleibt und die Qualität stets hoch ist.
Zugeschnitten auf dein Unternehmen.
Trainiert mit deinem Wissen. Arbeitet so, wie du es gewohnt bist.
Ein generischer KI-Assistent liefert generische Antworten. Unsere KI-Mitarbeiter kennen deinen Leistungskatalog, deine Kunden, deine Rechnungsvorlagen und deine internen Abläufe. Der Unterschied zeigt sich sofort: Gewohntes bleibt und die Qualität der Ergebnisse ist hoch. Fehler werden erkannt, bevor daraus Probleme werden.
Mit SCALAN ist es einfach KI-Mitarbeiter zu bauen und zu betreiben
Unsere KI-Mitarbeiter haben Fähigkeiten, die echten Mehrwert liefern
Eine echte Identität in deinem Unternehmen, nicht noch ein Tool zum Einloggen.
Dein virtueller KI-Mitarbeiter bekommt einen eigenen Namen, eine eigene Firmen-E-Mail-Adresse und taucht in Microsoft Teams auf wie jedes andere Teammitglied. Kollegen weisen ihm Aufgaben zu, wie sie es mit einer echten Person tun würden. Ob Rechnungen erstellen, den Vertrieb unterstützen oder HR-Aufgaben übernehmen: Er hat eine klare Rolle und dein Team weiß genau, was es ihm übergeben kann.
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Nutzt das Wissen über dein Unternehmen, kein generisches Modell.
Ein unternehmensspezifischer virtueller KI-Mitarbeiter arbeitet auf einem völlig anderen Niveau als ein Standardtool. Deine Produkte, deine Dienstleistungen, deine Prozesse, deine Dokumentvorlagen. All das fließt in die Wissensbasis ein, auf die dein KI-Mitarbeiter bei jeder Aufgabe zugreift. Die Ergebnisse spiegeln deine Standards wider, weil er darauf trainiert wurde, sie zu nutzen.
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Fügt sich in die existierende Arbeitweise deines Unternehmen ein.
E-Mail, Microsoft Teams, Lexoffice, Sevdesk, SharePoint und vieles mehr. Dein KI-Mitarbeiter ruft Live-Daten ab, erstellt Ergebnisse in deinen echten Systemen und liefert sie dort, wo dein Team bereits arbeitet. Keine neuen Plattformen, keine Umstellung von Abläufen. KI-Automatisierung für kleine Unternehmen, die sich in dein bestehendes Setup einfügt und nicht umgekehrt.
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Gibt echte Hilfestellung, nicht nur stumpfe Ausführung.
Die meisten Workflow-Automatisierungstools folgen festen Regeln und scheitern, wenn die Realität nicht ins Schema passt. Unsere virtuellen KI-Mitarbeiter denken im Kontext deines Unternehmens mit. Sie erkennen, wenn ein Dokument unvollständig wirkt, fragen bei Unklarheiten nach und melden Unstimmigkeiten, statt sie stillschweigend zu verarbeiten. Genau das macht sie in so vielen Anwendungsfällen nützlich: Von der Rechnungsverarbeitung bis zur Vertriebs-Nachverfolgung oder HR-Koordination.
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Dein Team kann Anpassungen selbst erledigen, ganz ohne technisches Know-how.
Über unsere intuitive Oberfläche kann dein Team die Wissensbasis aktualisieren, anpassen wie der KI-Mitarbeiter bestimmte Aufgaben erledigt und nachvollziehen, was er getan hat. Alles über eine intuitive Oberfläche, die für Menschen ohne Entwickler-Hintergrund gebaut ist. Bei größeren Anpassungen stehen unsere KI-Beratungspartner für dich bereit.
Fragen die wir häufig hören
Was it ein virtueller KI-Mitarbeiter und wie unterscheidet er sich zu einem Chatbot?
Der einfachste Weg, es zu verstehen: Ein Chatbot antwortet. Ein virtueller KI-Mitarbeiter arbeitet.
Chatbots reagieren auf Eingaben und vergessen die Konversation, sobald sie beendet ist. Ein virtueller SCALAN KI-Mitarbeiter ist ein persistenter Agent mit eigenem Namen, eigener Rolle in Ihrem Unternehmen und eigener Geschäfts-E-Mail-Adresse. Er ist in die Tools integriert, die Ihr Team bereits nutzt, wie Microsoft Teams und E-Mail, und ist auf Ihr unternehmensspezifisches Wissen trainiert: Ihre Dienstleistungen, Ihre Preislogik, Ihre Prozesse, Ihren Tonfall. Dank dieses Kontextes kann er eine Rechnung entwerfen, auf einen fehlenden Posten hinweisen oder unvollständige Arbeiten nachverfolgen, ohne jedes Mal gesagt zu bekommen, was er tun soll.
Chatbots reagieren auf Eingaben und vergessen die Konversation, sobald sie beendet ist. Ein virtueller SCALAN KI-Mitarbeiter ist ein persistenter Agent mit eigenem Namen, eigener Rolle in Ihrem Unternehmen und eigener Geschäfts-E-Mail-Adresse. Er ist in die Tools integriert, die Ihr Team bereits nutzt, wie Microsoft Teams und E-Mail, und ist auf Ihr unternehmensspezifisches Wissen trainiert: Ihre Dienstleistungen, Ihre Preislogik, Ihre Prozesse, Ihren Tonfall. Dank dieses Kontextes kann er eine Rechnung entwerfen, auf einen fehlenden Posten hinweisen oder unvollständige Arbeiten nachverfolgen, ohne jedes Mal gesagt zu bekommen, was er tun soll.
Welche Aufgaben kann ein virtueller KI-Mitarbeiter tatsächlich übernehmen?
SCALAN KI-Mitarbeiter sind konzipiert für die strukturierten, wiederkehrenden Aufgaben, die unbemerkt die Arbeitszeit Ihres Teams verschlingen: Rechnungsentwurf und -bearbeitung, Mahnwesen, HR-Verwaltung wie Onboarding-Checklisten und Urlaubsmanagement, Vorbereitung von Vertriebskorrespondenz und Dokumentenprüfung.
Ein SCALAN-Kunde aus der Baubranche sparte 62 Stunden pro Monat und verdoppelte seine Zahlungsgeschwindigkeit, allein durch den Einsatz eines virtuellen KI-Mitarbeiters für die Rechnungsstellung. Wenn eine Aufgabe das Lesen eines Dokuments, das Nachschlagen von Informationen in Ihren Systemen und die Erstellung einer formatierten Ausgabe umfasst, kann ein virtueller KI-Mitarbeiter diese übernehmen.
Ein SCALAN-Kunde aus der Baubranche sparte 62 Stunden pro Monat und verdoppelte seine Zahlungsgeschwindigkeit, allein durch den Einsatz eines virtuellen KI-Mitarbeiters für die Rechnungsstellung. Wenn eine Aufgabe das Lesen eines Dokuments, das Nachschlagen von Informationen in Ihren Systemen und die Erstellung einer formatierten Ausgabe umfasst, kann ein virtueller KI-Mitarbeiter diese übernehmen.
Wie wird ein virtueller KI-Mitarbeiter eingerichtet? Brauchen wir ein eigenes IT-Team?
Kein IT-Team nötig. Scalan arbeitet mit einem beratungsgestützten Einrichtungsmodell. Eine KI-Beratung konfiguriert deinen virtuellen KI-Mitarbeiter über Scalans Build-Umgebung. Sie trainiert ihn mit deinem Unternehmenswissen, verbindet ihn mit deinen Tools und übergibt ihn einsatzbereit an dein Team.
Sie können ganz von vorne beginnen oder eine vorgefertigte Vorlage vom SCALAN Marktplatz auswählen und diese mit den Details Ihres Unternehmens anpassen. Sie starten immer mit einem einsatzbereiten KI-Mitarbeiter in unserer Software. Für komplexe technische Integrationen, die über die standardmäßigen Self-Service-Abläufe hinausgehen, können Sie optional einen zertifizierten Partner aus dem SCALAN Partnernetzwerk hinzuziehen.
Sie können ganz von vorne beginnen oder eine vorgefertigte Vorlage vom SCALAN Marktplatz auswählen und diese mit den Details Ihres Unternehmens anpassen. Sie starten immer mit einem einsatzbereiten KI-Mitarbeiter in unserer Software. Für komplexe technische Integrationen, die über die standardmäßigen Self-Service-Abläufe hinausgehen, können Sie optional einen zertifizierten Partner aus dem SCALAN Partnernetzwerk hinzuziehen.
Kann der virtuelle KI-Mitarbeiter eigenständig handeln oder bleibt immer ein Mensch in der Schleife?
Ein Mensch bleibt immer in der Schleife, bei allem, was dein Unternehmen verlässt. Scalan erzwingt verpflichtende Freigabeschritte für alle nach außen gerichteten Ausgaben. Dein virtueller KI-Mitarbeiter kann keine Rechnung versenden, keinen Kunden anschreiben und keine unbestätigte Anweisung ausführen, ohne ausdrückliche Freigabe durch dein Team.
Sind unsere Daten sicher? Wo werden sie gespeichert und wer hat Zugriff?
Alle Kundendaten werden auf Scalan-Seite ausschließlich in Deutschland gehostet und DSGVO-konform verarbeitet. Datenhaltung in Deutschland ist bei Scalan eine grundlegende Designentscheidung, kein Zusatzpaket.
Was kostet SCALAN und gibt es eine kostenlose Testphase?
SCALAN-Pläne beginnen bei 29 € pro Monat (Professional, bis zu 5 Benutzer), reichen bis zu 129 € pro Monat (Business, bis zu 100 Benutzer) und 1.455 € und mehr pro Monat für Enterprise. Jedes neue Konto beginnt mit einer kostenlosen Testphase inklusive Guthaben, keine Kreditkarte erforderlich, sodass Sie Ihren ersten virtuellen KI-Mitarbeiter erstellen und testen können, bevor Sie sich für ein Abonnement entscheiden.
Wie unterscheidet sich Scalan von Make.com, n8n oder einem allgemeinen KI-Assistenten?
Workflow-Tools wie Make.com und n8n führen vordefinierte Schritte aus, wenn sie ausgelöst werden. Sie sind leistungsstark für lineare Prozesse, haben aber kein Gedächtnis über Interaktionen hinweg, keinen Unternehmenskontext und keine Fähigkeit zu erkennen, wenn etwas nicht stimmt. Sie tun, was man ihnen sagt. Ein virtueller KI-Mitarbeiter denkt im Kontext deines Unternehmens mit und meldet, wenn etwas nicht zusammenpasst.
Standardintegrationen erfolgen über eine geführte Selbsteinrichtung. Für individuelle API-Verbindungen oder nicht-standardisierte Tools kann ein Partner aus dem SCALAN-Netzwerk die technische Konfiguration in nur einer Sitzung übernehmen.
Standardintegrationen erfolgen über eine geführte Selbsteinrichtung. Für individuelle API-Verbindungen oder nicht-standardisierte Tools kann ein Partner aus dem SCALAN-Netzwerk die technische Konfiguration in nur einer Sitzung übernehmen.
Wie unterscheidet sich Scalan von Make.com, n8n oder einem allgemeinen KI-Assistenten?
Workflow-Tools wie Make.com und n8n führen vordefinierte Schritte aus. Sie sind leistungsstark für die Verknüpfung von Anwendungen, haben aber kein Gedächtnis, keinen Geschäftskontext und keine Fähigkeit zu schlussfolgern, wenn etwas Unerwartetes in einem Dokument auftaucht. Allgemeine KI-Assistenten wie ChatGPT sind zustandslos: Jeder Chat beginnt bei Null, und die Ausgabe bleibt in einem Chatfenster gefangen.
Ein virtueller KI-Mitarbeiter von SCALAN ist beständig, kontextsensitiv und rollenspezifisch. Er kennt Ihre Rechnungsregeln, Ihre Kundenliste, Ihren Genehmigungsprozess. Er erkennt Unstimmigkeiten selbstständig, arbeitet in den Tools, die Ihr Team bereits verwendet, und kann keine externen Aktionen ohne menschliche Freigabe durchführen.
Ein virtueller KI-Mitarbeiter von SCALAN ist beständig, kontextsensitiv und rollenspezifisch. Er kennt Ihre Rechnungsregeln, Ihre Kundenliste, Ihren Genehmigungsprozess. Er erkennt Unstimmigkeiten selbstständig, arbeitet in den Tools, die Ihr Team bereits verwendet, und kann keine externen Aktionen ohne menschliche Freigabe durchführen.
Ich führe eine KI-Beratung. Was bietet mir Scalan konkret?
Unsere Entwicklungsumgebung bietet Ihnen eine schnellere, wiederholbarere Methode, Prozesse für Ihre KMU-Kunden zu automatisieren – mit standardisierten Wissensstrukturen, Integrationsvorlagen und einem reibungslosen Übergabeprozess. Sie verbringen weniger Zeit mit der Einrichtung und mehr Zeit mit der Arbeit, die Ihr Fachwissen erfordert.
Das Geschäftsmodell wandelt Ihre Projektarbeit in wiederkehrende Einnahmen um. Sie können bis zu 20 % der monatlichen Abonnementgebühr Ihres Kunden verdienen, solange dieser auf der Plattform bleibt. So ist gewährleistet, dass unsere Kunden immer eine helfende Hand zur Seite haben.
Das Geschäftsmodell wandelt Ihre Projektarbeit in wiederkehrende Einnahmen um. Sie können bis zu 20 % der monatlichen Abonnementgebühr Ihres Kunden verdienen, solange dieser auf der Plattform bleibt. So ist gewährleistet, dass unsere Kunden immer eine helfende Hand zur Seite haben.
SCALAN ist eine Software zum einfachen Erstellen und Nutzen von KI-Agenten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen in KMUs.
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Wir kommen vorbereitet und nehmen uns die Zeit, auf deine Bedürfnisse einzugehen.
Wir zeigen dir die Möglichkeiten von SCALAN und schauen gemeinsam, wie wir dich unterstützen können.
Du erhältst innerhalb von 24 Stunden nach unserem Gespräch ein individuelles Angebot.
Wir sind unkomplizierte Menschen – aber wir verstehen, dass du vorbereitet kommen möchtest. In diesem Fall kannst du gerne zuerst mit einem kostenlosen Testaccount starten und dich in Ruhe umsehen.
Wir antworten auf deine Anfrage innerhalb von 24 Stunden. Ehrenwort!